Los siguientes ejemplos le proporcionarán una breve descripción general de cómo asignar la carga de trabajo y obtener el control total de la misma.
Supongamos que tiene una jornada laboral de 8 horas y una tarea que se estima que se completará en 24 horas 1. Una vez que asigne esta tarea a un participante del proyecto, verá en la ventana de la Carga de trabajo que esta persona tiene 8 horas cada día distribuidas entre 3 días hábiles 2.
Esta es una distribución perfecta de la carga de trabajo.
Ahora, supongamos que tiene dos tareas que se estima que se completarán en 24 horas dentro del mismo período de tiempo cada una 3. Si asigna esas tareas a un participante del proyecto, su carga de trabajo será de 16 horas por día 4 que es una sobrecarga clara.
Si pasa el cursor sobre la celda con horas de carga de trabajo, verá una ventana que indica que una persona tiene cargadas 16 horas de 8 horas disponibles y cuántas tareas tiene asignadas 1. Si hace clic en la celda con horas de carga de trabajo, podrá ver todas las tareas asignadas a una persona 2 en ese día en particular con desglose de horas.
Para distribuir adecuadamente la carga de trabajo, debería reducir las horas que una persona dedicará a una tarea. Aquí, hay dos opciones. La primera es hacer clic en la celda con horas de carga de trabajo debajo de la barra de tareas e ingresar el número 1. La segunda es hacer clic en la barra de tareas 2 y ajustar las horas en la ventana de las Configuraciones de la tarea emergente.
Tenga en cuenta que con esos cambios la duración de la tarea seguirá siendo la misma, pero la estimación se modificará automáticamente 3.
Una vez que ajuste la cantidad de horas asignadas con el horario de trabajo real de un asignado, la celda de carga de trabajo se volverá verde 1, lo que significa que la carga de trabajo es óptima para ese día. La estimación se modificará en consecuencia 2.
Tenga en cuenta que cuando reduce o aumenta las horas de trabajo de la persona asignada, la estimación se vuelve a calcular automáticamente. Sin embargo, la tarea puede requerir una cantidad fija de tiempo para completarse. En este caso, reducir la carga de trabajo del asignado soluciona el problema de la sobrecarga, pero todavía hay que reasignar el resto de horas. Se puede hacer mediante la contratación de más recursos, la gestión de las prioridades de las tareas, asignando más personas a la tarea, ampliando la duración o por cualquier otro medio.
Dado que puede trabajar con muchos proyectos en paralelo, GanttPRO le permite tener en cuenta la carga de trabajo de los miembros del equipo de todos los proyectos mientras administra la carga de trabajo en un proyecto particular.
Por lo tanto, si asigna una tarea a un miembro del equipo en un proyecto activo, se mostrará en su carga de trabajo en cualquier otro proyecto.
Para esto, solo tiene que elegir Todos los proyectos activos en la ventana Carga de trabajo.