Для успешного импортирования проекта или списка задач, в первую очередь, обратите внимание на то, что:
- Файлы Microsoft Excel должны быть в формате .xlsx или .csv.
- Формат файлов .xls не поддерживается.
- Все пустые листы должны быть удалены.
Обратите внимание: При импорте проекта в GanttPRO в любом формате можно не вводить название проекта, дату начала, единицы планирования, рабочие дни и часы.
Чтобы импортировать файл из Excel в формате .xlsx, нажмите на значок + в левом верхнем углу страницы, а затем выберите Создать новый проект 1. На странице создания проекта нажмите на Импорт 2.
Появится окно импорта. Выберите документ с компьютера 1.
Настройте проект
Откроется окно импорта. При необходимости введите название проекта 1. Если этого не сделать, проект получит то же название, что и ваш файл Excel.
Обратите внимание: Если в исходном документе имеется несколько листов, вам будет предложено выбрать один из них для импорта.
Затем нажмите Далее 2, чтобы перейти к следующему шагу.
Выберите строку с заголовком
Здесь можно выбрать строку заголовков 1. Она нужна для того, чтобы на следующем шаге сопоставить заголовки столбцов из файла Excel с соответствующими полями GanttPRO.
По умолчанию строкой заголовков считается первая строка, но вы можете выбрать любую другую. Учтите, что все строки выше выбранной строки заголовков в импорт не попадут.
Если в файле нет строки заголовков, нажмите В моём файле нет строки заголовков 2 над таблицей.
Полностью пустые строки и столбцы удаляются автоматически, где бы они ни находились: перед данными, между заполненными строками или столбцами или после данных. Так на шаге сопоставления столбцов не возникнет проблем.
Сопоставьте столбцы
После этого вы увидите данные вашего проекта. Укажите поля в соответствии с их содержанием, выбирая опции из выпадающего меню каждого поля. Здесь возможны следующие варианты 1:
- Номер WBS
- Название задачи
- Дата и время начала и окончания
- Длительность
- Прогресс
- Описание задачи
- Исполнители
- Статус
- Приоритет
- Трудозатраты
- Учет времени
- Бюджет
- Фактическая стоимость
- Настраиваемые поля 3
Обратите внимание: Название задачи является единственным полем, которое обязательно должно быть заполнено для импорта.
Если вы сопоставили столбец из файла с настраиваемым полем в GanttPRO, все значения, для которых не нашлось точного совпадения, будут выделены красным.
Значения, сопоставленные с настраиваемыми полями, нельзя редактировать прямо в таблице. Чтобы изменить их, откройте Расширенные настройки сопоставления 1. Там можно вручную сопоставить исходные значения с нужными значениями настраиваемого поля 2 или воспользоваться сопоставлением с помощью ИИ 3, которое сделает это автоматически.
Новое настраиваемое поле можно создать прямо на странице импорта: выберите Добавить настраиваемое поле в выпадающем меню. В GanttPRO доступно 9 типов настраиваемых полей. Созданное поле будет сразу назначено выбранному столбцу.
Если поле вам не нужно или не подходит ни под одну из существующих категорий, оставьте для него вариант Не импортировать 2. Чтобы импорт прошёл корректно, не забудьте указать формат дат начала и окончания, который используется в вашем файле Excel.
На этом шаге вы можете:
- удалить лишние пробелы и ненужные символы в ячейках;
- навести курсор на любую строку, чтобы появился значок корзины, и исключить эту строку из импорта;
- создать настраиваемые поля;
- дополнить столбцы информацией;
- показать столбцы с ошибками 4.
Если при сопоставлении система обнаружит ошибку, ячейки с ошибкой будут выделены красным. Если значения в столбце не подходят для выбранного поля GanttPRO, красным выделяется и само поле. Например, если сопоставить столбец с текстовыми значениями с полем Дата начала, система отметит такое сопоставление как недопустимое.
Перейти к следующему шагу можно только после исправления всех ошибок.
Если в файле есть ячейки с несколькими значениями, включите соответствующую опцию над таблицей и укажите разделитель между значениями. Можно выбрать один из предложенных разделителей или ввести свой.
Несколько значений в одной ячейке поддерживаются для следующих полей:
- Исполнители
- Люди (настраиваемое поле)
- Мультиселект (настраиваемое поле)
- Метки (настраиваемое поле)
Следующие поля GanttPRO не могут оставаться пустыми:
- Состояние
- Приоритет
- Дата и время начала
- Дата и время окончания
- Длительность (0 считается значением)
- Флажок (настраиваемое поле)
Если в этих столбцах есть пустые ячейки, заполните их вручную прямо в таблице или нажмите на значок шестерёнки рядом с заголовком столбца и выберите вариант, при котором пустые ячейки заполняются значениями по умолчанию.
Следующие поля GanttPRO могут оставаться пустыми:
- Исполнители
- Прогресс
- Оценка
- Журнал времени
- Бюджет
- Фактическая стоимость
- Настраиваемые поля (кроме полей типа Флажок)
Когда все нужные поля настроены, нажмите Далее 5, чтобы перейти к шагу сопоставления ресурсов.
Сопоставьте ресурсы
Сопоставление ресурсов доступно, только если на предыдущем шаге поле Исполнители в GanttPRO было сопоставлено со столбцом из импортируемого файла.
Каждый ресурс из файла можно:
- сопоставить с существующим пользователем или виртуальным ресурсом в аккаунте 1;
- создать как новый виртуальный ресурс;
- исключить из импорта 2.
Когда все ресурсы сопоставлены, можно определить вехи проекта.
Выберите вехи
На этом шаге выберите задачи, которые должны попасть в итоговый проект как вехи. Для этого установите флажки рядом с нужными задачами 1.
Если на шаге сопоставления столбцов вы сопоставили столбец из файла с полем Длительность в GanttPRO, все задачи с нулевой длительностью будут автоматически отмечены как вехи.
Обратите внимание, задачу с длительностью больше 0 нельзя отметить как веху.
Отметив вехи, нажмите Импортировать проект 2, чтобы загрузить файл в GanttPRO. Когда импорт завершится, ваш проект из Excel откроется в GanttPRO.
Если при импорте возникли проблемы, загляните в раздел Решение проблем.
Узнайте об альтернативах Excel.