El modo de cálculo automático del presupuesto agiliza la gestión de costes de los proyectos al automatizar el proceso de cálculo. Cuando habilita esta función, GanttPRO calcula automáticamente el costo total de cada tarea según el tipo de recursos y sus valores de costo, las horas de trabajo estimadas y la cantidad de elementos necesarios. A diferencia del modo de cálculo manual del presupuesto, aquí no se pueden modificar los costes.
De forma predeterminada, cualquier proyecto recién creado tiene activado el cálculo del presupuesto manual. Para verificar la configuración actual y cambiar al modo de cálculo automático del presupuesto:
1 Vaya a la Configuración del proyecto.
2 Active el botón de Cálculo automático del presupuesto para el cálculo automático.
Lea a continuación:
- Cómo establecer costos y valores
- Cómo se calcula el presupuesto en modo automático
- Qué es el costo real
- Cómo se calcula el costo real en modo automático
Cómo establecer costos y valores
Para cada recurso, puede establecer los valores 1 y el costo 2 cuando los agrega.
Es posible establecer los siguientes valores:
1 Por hora
Este valor se utiliza para calcular el costo por hora de los recursos laborales. En la tabla del proyecto, después de asignar una tarea a un recurso laboral, podrá establecer la cantidad de horas que requiere esta tarea. El costo se calculará automáticamente en función de las horas necesarias para completarlo (es decir, en función de la estimación).
2 Costos fijos
Este valor se utiliza para establecer el costo que no está relacionado ni con las horas, ni con los artículos. En la tabla del proyecto, con esta opción podrá establecer el costo exacto para el recurso. Se trata básicamente de cualquier pago de una suma fija que no implica cálculos posteriores.
3 Por artículo
Este valor se utiliza para calcular el costo por artículo de un recurso material. Puede ser la suma total de un solo recurso o el costo de una sola unidad de material. En la tabla del proyecto, podrá establecer el número de artículos.
Tenga en cuenta que, en este caso, no hay ninguna conexión entre la duración de la tarea y el costo.
¿Cómo se calcula el presupuesto en modo automático?
Dependiendo del tipo de recursos el presupuesto se calcula de diferentes formas:
- Para los recursos laborales, el costo se compone de la estimación multiplicada por el costo por hora.
- Para los recursos materiales, el costo se compone del número de artículos indicados (que por defecto es cero) multiplicado por el costo por artículo.
- Para recursos con costos fijos, el costo se indica manualmente cuando asigna el recurso a una tarea (es decir, cualquier suma fija).
Para entender mejor, veamos los ejemplos.
Recursos laborales
Supongamos que tiene un proyecto de desarrollo de un sitio web. La tarea de diseño de producto “Product design” requiere un diseñador gráfico que la completará en 40 horas a 20 $ la hora. El presupuesto total en este caso será de $800. De ahí:
- Recurso Laboral: Diseñador Gráfico
- Estimación: 40 horas
- Coste por hora: $20
- Presupuesto total: 40 horas × $20/hora = $800
Para obtener los cálculos del presupuesto, vaya a la pestaña Personas 1, seleccione Valores de costos 2 e introduzca la tarifa por hora 3.
Después de eso, regrese a la vista del diagrama de Gantt 1, haga clic en el asignado correspondiente 2 en el campo Asignado y establezca la estimación 3. Haga clic en Ok 4 y vea el monto calculado en el campo Presupuesto 5.
Recursos materiales
La siguiente tarea de nuestro proyecto de desarrollo de un sitio web es la obtención de licencias de software (“Obtaining software licenses”). Las licencias son recursos materiales con costo por artículo (usuario). De ahi:
- Recurso material: Licencias de software utilizadas para el desarrollo de sitios web
- Número de licencias requeridas: 5
- Costo por licencia: $200
- Presupuesto total: 5 licencias × $200/licencia = $1000
Para obtener los cálculos del presupuesto, vaya a la pestaña Personas 1 y pase a la pestaña Recursos virtuales 2. Seleccione Valores de costo 3 e introduzca un costo por artículo 4. Si no tiene estos recursos, consulte cómo agregar un recurso virtual al proyecto.
Después de eso, regrese a la vista de diagrama de Gantt 1, seleccione el recurso 2 en el campo Asignado y establezca la cantidad de elementos 3. Haga clic en Ok 4 y vea la cantidad calculada en el campo Presupuesto 5.
Recursos con coste fijo
La última tarea de nuestro proyecto de ejemplo sobre desarrollo de un sitio web es obtener un servicio de alojamiento web (“Obtaining web hosting service”) con un coste fijo. De ahí:
- Recurso de costo fijo: servicio de alojamiento web
- Costo: $500
- Presupuesto total: $500 por la duración del proyecto.
Para obtener los cálculos del presupuesto, vaya a la pestaña Personas 1 y cambie a la pestaña Recursos virtuales 2. Seleccione Costo como valor 3. Si no tiene estos recursos, consulte cómo agregar un recurso virtual a un proyecto.
Después de eso, regrese a la vista de diagrama de Gantt 1, seleccione el recurso 2 en el campo Asignado e introduzca el costo 3. Haga clic en Ok 4 y vea el monto calculado en el campo Presupuesto 5.
Una vez agregados todos los costos, podrá ver el presupuesto total en la parte superior del campo Presupuesto.
Qué son costos reales
Con el cálculo automático del presupuesto, también puede realizar el seguimiento de la cantidad real de dinero gastada en una determinada tarea. De esa manera, no sólo verá los valores estimados sino también los gastos precisos que tienen en cuenta otros aspectos.
Para habilitar esta opción, active el campo Costo real en Campos estándar en la tabla del proyecto. Tenga en cuenta que cualquier recurso en su cuenta se puede utilizar en diferentes proyectos y tener diferentes valores y tipos de costos en cada uno de ellos.
¿Cómo se calcula el costo real en modo automático?
También hay varias formas de calcular el costo real según los valores de costo que haya elegido para un recurso en particular.
Si ha asignado:
- Costo 'por hora': el costo real toma los valores del campo 1 del registro de tiempo para los participantes del proyecto. Para los recursos virtuales, está conectado al progreso de la tarea.
- Costo 'por artículo': el costo real está directamente relacionado con el progreso de la tarea 2.
- 'Costo fijo': el costo real está directamente relacionado con el progreso de la tarea 3.