Es posible administrar la carga de trabajo de diferentes maneras:
- Desde la ventana de Carga de trabajo debajo de la tabla del proyecto
- Desde la pestaña de Carga de trabajo arriba de la tabla del proyecto
- Desde la sección de Carga de trabajo en el panel lateral izquierdo
Tenga en cuenta que de cualquiera de esas formas, solo puede gestionar la carga de trabajo de los recursos laborales, es decir, aquellos cuyos costos se calculan por hora.
Gestión desde la ventana de Carga de trabajo
Gestionar la carga de trabajo en este espacio es conveniente cuando desea ver el diagrama de Gantt y la lista de tareas al mismo tiempo. Esta ventana también es útil para echar una vista rápida.
Es posible ocultar la ventana usando el icono correspondiente o expandirla al tamaño requerido.
En la ventana de Carga de trabajo, puede:
1 Ver la lista de todos los participantes del proyecto.
2 Haciendo clic en el icono del calendario, abrir el calendario personal de cualquier participante del proyecto para configurar su horario de trabajo, días libres, excepciones.
3 Ver la carga de trabajo del proyecto en que trabaja o de todos los proyectos activos.
4 Ver la carga de trabajo en horas, tareas o porcentajes según lo haya configurado en la Сonfiguración del proyecto.
5 Ver en más detalle la carga de trabajo para cierto participante del proyecto.
6 Configurar las opciones de Zoom para ver la carga de trabajo.
7 Ver más detalles sobre la carga de trabajo al pasar el mouse sobre los valores de la carga de trabajo.
8 Obtener una perspectiva visual del estado de la carga de trabajo. El color verde significa que la carga de trabajo de una persona es óptima. El color rojo indica la sobrecarga. Una celda semicubierta significa que la capacidad de la persona no se aprovecha al máximo. Celda vacía significa que una persona no tiene tareas asignadas.
9 Ver el indicador de sobrecarga de recursos si está habilitado en los Campos estándar.
Gestión desde la pestaña de Carga de trabajo
Gestionar la carga de trabajo en este espacio es más conveniente cuando no necesita ver el diagrama de Gantt y la lista de tareas y solamente quiere concentrarse en la redistribución del trabajo asignado entre los participantes del proyecto para garantizar un que sea eficaz y óptima.
En la pestaña de Carga de trabajo1, puede:
2 Ver la lista de todos los participantes del proyecto y además las tareas no asignadas.
3 Configurar el modo de visualización de la carga de trabajo: horas, tareas o porcentaje. Las horas se configuran de forma predeterminada.
4 Establecer el rango de tiempo para la carga de trabajo mostrada.
5 Ver en más detalle la carga de trabajo para cierto participante del proyecto haciendo clic en la flecha de expandir/contraer cerca del nombre de la persona, o haciendo clic en el nombre de la persona, o haciendo clic en la celda de carga de trabajo. Podrá ver las barras de tareas en la línea de tiempo.
6 Haciendo clic en el icono del calendario, abrir el calendario personal de cualquier participante del proyecto para configurar su horario de trabajo, días libres, excepciones.
7 Ver el indicador de sobrecarga de los recursos si tienen horas extras en su horario de trabajo dentro del rango de fechas indicado.
8 Obtener una perspectiva visual del estado de la carga de trabajo. El color verde significa que la carga de trabajo de una persona es óptima. El color rojo indica la sobrecarga. Una celda semicubierta significa que la capacidad de la persona no se aprovecha al máximo. Celda vacía significa que una persona no tiene tareas asignadas.
9 Usar Filtros para encontrar información específica y guardarlos.
10 Configurar las opciones de Zoom según la duración de su proyecto para que la gestión de la carga de trabajo sea más fácil y controlable.
11 Exportar la información de la carga de trabajo para insertarla en otros informes y presentaciones, compartir con las partes interesadas, etc.
Para conocer más detalles de la carga de trabajo, coloque el cursor 1 sobre el valor correspondiente.
Para ver más detalles de la tarea, coloque el cursor 2 sobre la barra de tareas.
Para abrir la tarea y realizar algunos cambios (por ejemplo, cambiar fechas, progreso, estimación, etc.), abra las configuraciones de tarea 3 haciendo clic en cualquier barra de tarea correspondiente.
Gestión desde la sección de Carga de trabajo
Gestionar la carga de trabajo en este espacio puede ser conveniente si necesita organizar y controlar la carga de trabajo de todos los recursos disponibles en la cuenta y para todos los proyectos. Aquí tiene las mismas posibilidades que en la pestaña de Carga de trabajo.
Teniendo en cuenta que esta sección incluye mucha más información, será útil configurar filtros y guardarlos para trabajar con parámetros particulares (por ejemplo, grupo de personas, fechas, estados, etc.).
Tenga en cuenta que también puede usar la función de arrastrar y soltar para gestionar la carga de trabajo en cualquiera de los casos mencionados anteriormente.
Puede mover las barras de tareas horizontalmente a lo largo de la línea de tiempo para cambiar de manera simple y rápida las fechas de inicio y finalización para un recurso específico. Tenga en cuenta con esta opción que las tareas dependientes no se pueden mover. Por lo tanto, en caso de que intente mover dicha tarea, permanecerá dentro del rango de fechas establecidas originalmente en la línea de tiempo. Verá una notificación en la esquina superior derecha que indica que la tarea no se puede mover porque depende de otra tarea.
Además, puede arrastrar y soltar barras de tareas verticalmente entre los participantes del proyecto para reasignarlas. Tenga en cuenta que si gestiona la carga de trabajo desde la sección de Carga de trabajo en la barra lateral izquierda, verá la lista de todos los recursos disponibles en la cuenta.
De este modo, en caso de que intente arrastrar y soltar la tarea al recurso que no es un participante del proyecto, permanecerá en su lugar original. También verá una notificación en la esquina superior derecha de que la persona a la que intenta reasignar la tarea no se ha agregado a ese proyecto.
En la sección de Carga de trabajo y la pestaña de Carga de trabajo, también puede usar la función de arrastrar y soltar para asignar tareas de la categoría Sin asignar o para quitar las tareas del recurso y volverlas al estado Sin asignar.