Los campos estándar incluyen los campos más utilizados para cualquier tipo de proyecto. De forma predeterminada, cuando crea un proyecto nuevo vacío, al comienzo solo verá campos Asignado y Estado.
Para proyectos importados y proyectos basados en plantillas, tendrá diferentes combinaciones de campos activados.
Dependiendo de los derechos en el proyecto, algunos usuarios pueden tener ciertas limitaciones para trabajar con campos estándar:
- El Propietario y el Administrador del proyecto tienen acceso completo. Pueden agregar, ocultar y editar datos en cualquier campo estándar.
- El Editor de proyecto también puede agregar, ocultar y editar datos en cualquier campo estándar, excepto en los campos Costos y Costos reales.
- Los Miembros avanzados y los Miembros limitados solo pueden agregar archivos adjuntos y editar campos de registro de estado, progreso y tiempo para las tareas que se les asignan.
- Los Comentadores solo pueden ver los campos estándar.
- Los usuarios del plan Enterprise pueden tener derechos personalizados que incluyen acceso completo o limitado a los campos estándar.
Cómo agregar Campos estándar
Para agregar un nuevo campo, pase a las pestañas Diagrama de Gantt o Lista y haga clic en el ícono "+" en la esquina superior derecha sobre la lista de tareas en la tabla del proyecto.
De ahí verá la lista completa de campos estándar disponibles. Esta lista incluye tanto los campos que se agregarán a la tabla como los iconos que se mostrarán en la cuadrícula de proyecto/en la lista de tareas.
Algunos campos le permiten administrar ciertas Configuraciones de tareas directamente desde la cuadrícula del proyecto. Estos son: Fecha y hora de inicio, Fecha y hora de finalización, Asignado a, Progreso, Estado, Prioridad, Tipo de tarea, Duración, Estimación y Registro de tiempo.
Cómo ocultar campos estándar
Hay dos formas de ocultar un Campo estándar:
- Haga clic en el icono "X" cerca del nombre del campo.
- Haga clic en el icono "+" en la esquina superior derecha sobre la lista de tareas en la tabla del proyecto y desmarque la casilla del campo que desea ocultar.
Tipos de campos estándar
Aquí está la lista de todos los Campos estándar disponibles. Haga clic para ver la descripción detallada:
- Sobrecarga de recursos
- EDT
- Comentarios
- Archivos adjuntos
- Asignado
- Fecha de inicio/Fecha final + hora
- Fecha de creación/Creador
- Duración
- Estimación
- Progreso
- Registro de tiempo
- Presupuesto
- Costo real
- Estado
- Prioridad
- Predecesor
Sobrecarga de recursos
Marque esta casilla para ver rápidamente cuándo sus recursos tienen una carga de trabajo excesiva. La sobrecarga se estima en función de las horas de trabajo reales y las tareas que se les han asignado al trabajador. Se mostrará como una figura roja de una persona cerca del nombre de la tarea 1.
EDT
La EDT (estructura de desglose de trabajo) es una estructura jerárquica del plan del proyecto descompuesto en etapas y partes más pequeñas de trabajo.
La EDT del proyecto ayuda a organizar el trabajo que debe realizarse en secciones manejables.
Marque la casilla si desea habilitar la opción. A cada tarea se le asignará un número de acuerdo a la jerarquía de tareas 2.
Comentarios
Marque esta casilla 1 para abrir comentarios directamente desde la lista de tareas y agregar rápidamente un comentario.
En caso de que agregue un campo Estándar con Comentarios, cada tarea con un comentario tendrá un icono 2 correspondiente en una cuadrícula de proyecto cerca del nombre de la tarea. Puede hacer clic en este icono para abrir el comentario.
Para las tareas sin comentarios, puede pasar el cursor sobre el nombre de la tarea y ver el icono correspondiente. Haga clic en él para dejar un comentario para la tarea.
Si no necesita esta opción, siempre puede desactivarla en el menú Campos estándar, desmarcando la casilla de Comentarios.
Tenga en cuenta que también puede ver todos los comentarios de los proyectos en curso en un solo lugar en la sección "Comentarios".
Archivos adjuntos
Marque esta casilla 1 para tener acceso rápido a los archivos adjuntos de tareas directamente desde la lista de tareas.
En caso de que agregue este campo estándar, cada archivo adjunto de tarea se mostrará como un icono de clip 2 en una cuadrícula de proyecto cerca del nombre de la tarea. Puede hacer clic en este icono y lo llevará directamente al archivo adjunto.
Para las tareas sin archivos adjuntos, puede pasar el cursor sobre el nombre de la tarea y ver el icono correspondiente. Haga clic en él para adjuntar un archivo a la tarea.
Si no necesita esta opción, siempre puede desactivarla en el menú Campos estándar, desmarcando la casilla Adjuntos.
Tenga en cuenta que también puede ver todos los archivos adjuntos a los proyectos en curso en un solo lugar y abrirlos en la parte inferior de la ventana de la aplicación 1 o agregar más archivos 2 directamente a la tarea.
Asignado
Marque esta casilla para ver instantáneamente a quién está asignada la tarea. Pueden ser miembros del equipo o recursos virtuales, o ambos. Se mostrará cerca del nombre de la tarea como un avatar o las iniciales del asignado (si no tiene foto).
Este campo también permite asignar y eliminar recursos de una tarea, igual que en las configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Asignado de la tarea correspondiente. La configuración es la misma que cuando asigna tareas en las Configuraciones de la tarea.
Fecha de inicio/Fecha final + hora
Marque esta casilla para agregar un campo con fecha de inicio, fecha de finalización y/u hora. Al igual que con cualquier otro campo, es una forma de ver los detalles de la tarea rápidamente, especialmente cuando las fechas son importantes.
En este campo, también puede administrar las fechas directamente desde la lista de tareas, además de las Configuraciones de tareas.
Simplemente haga clic en los campos Fecha y hora de inicio o Fecha y hora de finalización de la tarea correspondiente. La configuración es la misma que cuando establece fechas en las Configuraciones de tareas.
Fecha de creación/Creador
Marque estas casillas para tener una visión general instantánea de cuándo se creó la tarea y por quién. Estos campos pueden ser especialmente útiles para los gerentes de proyectos.
Duración
Marque esta casilla para monitorear en un solo lugar el periodo que se ha establecido para que se complete cada tarea del proyecto.
En este campo, también puede establecer la duración directamente desde la lista de tareas, sin acceder a las Configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Duración de la tarea correspondiente. La configuración es la misma que cuando establece la duración en las Configuraciones de la tarea.
Estimación
Marque esta casilla para monitorear en un solo lugar el tiempo que se ha asignado para completar cada tarea.
En este campo, también puede definir la estimación directamente desde la lista de tareas, sin acceder a las Configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Estimación de la tarea correspondiente. La configuración es la misma que cuando introduce valores de estimación en las Configuraciones de la tarea.
Progreso
Marque esta casilla para ver el nivel de finalización de la tarea. Este valor cambia automáticamente según va avanzando la tarea y de acuerdo con su estado.
Igualmente, puede introducir valores a mano directamente desde la lista de tareas, sin acceder a las Configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Progreso de la tarea correspondiente y establezca el valor. Recuerde que el Progreso de la tarea está correlacionado con su Estado. Por lo tanto, cuando cambia los valores en un campo, el otro se ajusta.
Consulta los detalles aquí.
Registro de tiempo
Marque esta casilla para ver instantáneamente el tiempo que un miembro del equipo dedica a una tarea y para registrar el tiempo de las tareas que se les han asignado.
En este campo, también puede registrar el tiempo y abrir el temporizador directamente desde la lista de tareas,sin acceder a las Configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Registro de tiempo de la tarea correspondiente. La configuración es la misma que cuando registra el tiempo en la Configuraciones de tareas.
Presupuesto
Marque esta casilla para ver los costos de las tareas. Si está habilitado el Cálculo automático del presupuesto, verá los cálculos automáticos basados en los costos de los recursos. Si está seleccionado el Cálculo manual del presupuesto, puede ingresar, modificar y eliminar costos manualmente según lo necesite.
Lea más sobre la gestión de presupuestos en esta sección.
Costo real
Los costos que se muestran en este campo dependen del modo de cálculo de presupuesto seleccionado. En el modo de Cálculo automático del presupuesto, verá el costo real de la tarea calculado en función del tiempo registrado para un miembro del equipo o el progreso de un recurso virtual. En el modo de Cálculo de presupuesto manual, tiene la flexibilidad de ingresar, modificar y eliminar manualmente los costos reales según sea necesario.
Lea más sobre los costos reales aquí.
Estado
Marque esta casilla para ver el nivel de finalización de la tarea. A diferencia del campo Progreso, el campo Estado indica la etapa en la que se encuentra la tarea en este momento.
En este campo, también puede cambiar el estado directamente desde la lista de tareas, sin acceder a las Configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Estado de la tarea correspondiente. La configuración es la misma que cuando establece el estado en las Configuraciones de tareas. No olvide que el Estado está correlacionado con el Progreso.
Prioridad
Marque esta casilla para obtener una visión general rápida del nivel de importancia de la tarea.
En este campo, también puede cambiar las prioridades directamente desde la lista de tareas, sin acceder a las Configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Prioridad de la tarea correspondiente. La configuración es la misma que cuando establece prioridades en las Configuraciones de las tareas.
Predecesor
Marque esta casilla para ver las dependencias en la lista de tareas. El campo Predecesor muestra la tarea anterior con la que se establece la dependencia utilizando los números de tareas de la EDT.
En este campo, también puede cambiar las dependencias directamente desde la lista de tareas, sin acceder a las Configuraciones de la tarea.
Simplemente haga clic en el campo Predecesor de la tarea correspondiente e introduzca el número de la tarea dependiente (EDT). Alternativamente, puede establecer dependencias de tareas en las Configuraciones de tareas o crear dependencias en el diagrama de Gantt.