En las Configuraciones de la tarea, puede ver información detallada sobre la tarea, así como establecer valores y agregar datos.
En particular, es posible:
- Ver la ruta de la tarea, el creador y la fecha
- Cambiar el color de la tarea
- Cambiar el nombre de la tarea
- Copiar el enlace a la tarea
- Cambiar el tipo de tarea
- Eliminar la tarea
- Establecer progreso
- Establecer estado
- Fijar prioridad
- Agregar asignado
- Adjuntar archivos
- Agregar dependencias de tareas
- Registrar tiempo
- Establecer fecha de inicio y fin
- Establecer estimación
- Establecer duración
- Establecer plazo límite
- Agregar descripción de la tarea
- Añadir comentarios
- Editar datos en los Campos personalizados (si los hay)
Hay varias formas de abrir las configuraciones de tareas en GanttPRO: haciendo clic en el ícono de configuración 1 al lado del nombre de la tarea; haciendo clic en el icono de tres puntos a la derecha del nombre de la tarea 2 y luego eligiendo Configuraciones de la tarea 3.
Como alternativa, puede hacer doble clic en una barra de tareas en un diagrama de Gantt o en las pestañas o la ventana de Carga de trabajo, o haciendo clic en una tarea en la pestaña Mis tareas.
Ver detalles de la tarea, cambiar el color y el nombre, compartir la tarea, convertirla y eliminarla
Ver la ruta de la tarea, el creador y la fecha
En la parte superior de la ventana de Configuraciones de la tarea, puede encontrar información sobre la ruta de la tarea 1, así como quién y cuándo creó 2 la tarea.
Cambiar el color de la tarea
Haga clic en un icono de color 3 cerca del nombre de la tarea para elegir un nuevo color de la barra de tarea en el diagrama de Gantt.
Tenga en cuenta que también puede cambiar el color de la barra de tareas directamente desde el diagrama de Gantt. Simplemente haga clic derecho en la barra de tareas correspondiente, seleccione Elegir un color de tarea y luego elija un color. Alternativamente, haga clic en el botón de tres puntos para una tarea en particular, vaya a Elegir un color de tarea y seleccione un color.
Cambiar el nombre de la tarea
Haga clic en el nombre de la tarea 4 para cambiarlo en las Configuraciones de la tarea.
Copiar el enlace a la tarea
Si necesita compartir la tarea, haga clic en el icono de enlace 15 en la esquina superior derecha de la ventana de las Configuraciones de las tareas. Se creará un enlace y se copiará automáticamente. Después de eso, puede pegar el enlace donde lo necesite.
Cambiar el tipo de la tarea
Puede convertir una tarea en un hito y viceversa haciendo clic en los tres puntos en la esquina superior derecha de la ventana de las Configuraciones de tareas y seleccionando la opción correspondiente 6.
Eliminar la tarea
Es posible eliminar la tarea desde las Configuraciones de tarea. Para eso, haga clic en Eliminar 7 cerca del nombre de la tarea y confírmelo.
Establecer Progreso, Estado y Prioridad, y Registrar tiempo
Junto a estas opciones, encontrará ajustes que se pueden cambiar tanto en las Configuraciones de tareas como en los Campos estándar.
Estos son: Fecha y hora de inicio, Fecha y hora de finalización, Asignado, Barra de progreso, Estado, Prioridad, Tipo de tarea, Duración, Estimación, Registro de tiempo, Descripción de la tarea y Archivos adjuntos.
A continuación puede encontrar la descripción de cada uno de ellos.
1 Establecer Progreso
La barra de progreso muestra el progreso actual de la tarea en porcentaje. Arrastre el deslizador de progreso para subirlo o bajarlo. En este caso, solo es posible establecer cambios de rango del 10%.
Si necesita introducir un valor en particular, haga clic en el número y edítelo.
2 Establecer Estado
En la lista desplegable del campo Estado, puede establecer cuatro tipos de estados: Abierto, En progreso, Terminado y Cerrado.
Los estados están conectados con el campo Progreso:
- El estado Abierto es igual al 0 % de progreso.
- En progreso - el rango de 1% a 99%.
- Terminado y Cerrado - 100%.
Por lo tanto, los cambios en los campos Progreso o Estado se aplicarán en ambas direcciones. Si cambia el progreso, también verá el cambio de estado y viceversa.
Esta opción es útil para una vista de Tablero, ya que puede clasificar las tarjetas según su estado.
Nota: Es posible configurar diferentes estados a través de los campos personalizados si las opciones predeterminadas no se ajustan a su proceso de trabajo. Use el campo Lista para eso.
3 Establecer Prioridad
En la lista desplegable del campo Prioridad, puede elegir uno de los cinco tipos de prioridades: Más alto, Alto, Medio, Bajo, Más bajo.
Consejo: Esta opción es útil para la vista de Tablero, ya que puede clasificar las tarjetas a base de las prioridades asignadas.
Agregar asignado
Si la tarea no está asignada, verá el signo Agregar asignado 1 en la ventana de las Configuraciones de tarea.
Haga clic en él para elegir la(s) persona(s) asignada(s) para la tarea. Este es un recurso que será responsable de completar la tarea.
La lista desplegable muestra los miembros del equipo y los recursos virtuales invitados al proyecto. Si el proyecto tiene muchos recursos, puede encontrar rápidamente el requerido usando la barra de búsqueda en la lista desplegable. Marque todas las casillas necesarias 2 y haga clic en Aceptar 3.
Puede seleccionar tantos recursos como necesite. Si es necesario invitar a otras personas además de las aparecen en la lista desplegable, haga clic en +Agregar más personas 4. Esto le llevará a la sección Personas donde puede invitar a otros miembros al proyecto o agregar recursos virtuales.
Nota: Si la tarea está asignada a alguien, verá los avatares de las personas asignadas en lugar del signo Agregar asignado. Haga clic en los avatares para configurar la asignación.
Adjuntar archivos
Al hacer clic en Adjuntar archivos, puede agregar archivos en las Configuraciones de tareas. Es posible cargar archivos desde el escritorio o arrastrarlos y soltarlos directamente en la ventana de las Configuraciones de tareas.
También puede configurar integraciones con almacenamientos en la nube de Google Drive o OneDrive y adjuntar archivos desde allí sin tener que subirlos a GanttPRO.
Todos los archivos adjuntos a la tarea se pueden encontrar debajo de la sección Comentarios. Allí puede:
1 Verificar la fecha y la hora en que alguien agregó este archivo, el nombre del miembro del equipo y el tamaño del archivo adjunto.
2 Seleccionar los archivos que necesita descargar o eliminar 3.
Y haciendo clic en el botón de los tres puntos:
4 Eliminar todos los archivos a la vez.
5 Cambiar entre la vista Galería y Lista para ver los archivos adjuntos.
6 Descargar todos los archivos a la vez.
Establecer dependencias entre tareas
Además de la posibilidad de trabajar con dependencias en el diagrama de Gantt, también puede administrar las dependencias que ya se han establecido o crear nuevas en las Configuraciones de la tarea.
Para crear una nueva dependencia directamente desde las Configuraciones de la tarea:
1 Haga clic en Agregar nuevo enlace.
2 Seleccione la tarea a la que vincular.
3 Seleccione uno de los cuatro tipos de dependencia.
4 Especifique el tiempo de adelanto o retraso si es necesario (introduzca un valor negativo para establecer el tiempo de adelanto).
5 Haga clic en Guardar.
Una vez que guarde la dependencia, puede editar el tiempo de adelanto y retraso. Tenga en cuenta que los valores de la brecha (horas, días, semanas, meses) se establecen en función del Paso de duración configurado para su proyecto.
También es posible eliminar la dependencia haciendo clic en el ícono de eliminar cuando pasa el mouse sobre ella.
Registrar tiempo
Al hacer clic en Registrar tiempo 1, puede introducir y realizar el seguimiento del tiempo dedicado a la tarea. Es posible:
2 Agregar manualmente el tiempo exacto dedicado a la tarea, seleccionar una fecha y dejar comentarios.
3 Iniciar un temporizador y dejar comentarios.
4 Verificar el historial de todas las entradas del registro de tiempo para la tarea y ver el tiempo total dedicado a la tarea.
También puede ver el tiempo total registrado para la tarea arriba del icono Registrar tiempo 5.
El tiempo registrado puede ayudar a calcular los costos reales de su proyecto cuando está activado el Cálculo automático de presupuesto.
Puede encontrar más información sobre el Registro del tiempo aquí.
Establecer fechas de inicio y finalización, estimación, duración y plazo límite
1 Establecer fecha de inicio y fin
Puede elegir una fecha del calendario o introducirla manualmente. Y también puede establecer una hora exacta de inicio y finalización para la tarea. Una vez que haya seleccionado la hora y la fecha adecuadas, haga clic en Aplicar.
Los días grises y horas tachadas son aquellos que están fuera del cronograma del proyecto, es decir, días y horas no laborables.
2 Establecer estimación
La estimación es el número real de horas requeridas para completar una tarea.
Lea más sobre la estimación aquí.
3 Establecer duración
Si la Estimación es el número real de horas requeridas para completar una tarea, la Duración es el periodo de tiempo en el que se tiene que completar esta tarea. En otras palabras, la tarea puede tomar 20 horas (estimación) en total, pero se completará en un lapso de tiempo de 20 días (duración).
Si ya ha introducido las fechas de inicio y finalización de la tarea, este campo mostrará automáticamente la duración en función de esas fechas. Si cambia el valor de Duración en este campo, la fecha de finalización de la tarea se reajustará correspondientemente.
Las diferentes formas de cálculo de la carga de trabajo pueden alterar la forma en que se calcula la duración.
De forma predeterminada, la duración se calcula en horas. Pero puede cambiar el paso de duración a días, semanas o meses en la Configuración del proyecto.
Puede utilizar diferentes unidades de tiempo para introducir los valores de duración: m para minutos, h para horas, d para días, s para semanas y M para meses. Sin embargo, en las configuraciones de tarea la duración se mostrará a base del paso de duración establecido para el proyecto.
Por ejemplo, supongamos que el paso de duración en su proyecto es en Días. Si ingresa un número, digamos 4, sin ninguna otra indicación, la duración se establecerá en 4 días. Si introduce 4s (4 semanas), la duración será de 4 semanas, pero se calculará y se mostrará en días teniendo en cuenta que el paso de duración es en días.
4 Establecer plazo límite
El plazo límite es una fecha objetivo que indica cuándo se debe completar una tarea. Solo se puede establecer en las configuraciones de tareas para una tarea en particular.
Para fijar el plazo límite para una tarea, simplemente active el deslizador. De forma predeterminada, la fecha límite se establecerá de acuerdo con la fecha de finalización. Sin embargo, en muchos casos, puede que prefiera tener un margen de algunos días más por si acaso. Para eso, puede elegir una fecha en el calendario o introducirla manualmente.
Esta función le ayuda a administrar de manera oportuna los riesgos relacionados con plazos. Por ejemplo, para algunas tareas puede tener plazos establecidos en tres o más meses. Mientras completa otras tareas, sus fechas de finalización pueden extenderse y toda la secuencia de tareas puede cambiar.
Sin embargo, si tiene habilitada la opción de fecha límite y la fija en un día particular, verá el riesgo de incumplimiento de las fechas límite con anticipación y tendrá tiempo para tomar medidas para evitarlo.
Agregar la descripción de tareas
En el área Agregar descripción de la tarea 1, puede anotar toda la información necesaria relacionada con la tarea.
Incluye herramientas básicas de formato de texto 2 como fuentes, color, alineación, etc. Aparte de eso, hay listas con viñetas y listas de tareas pendientes 3.
Es posible insertar enlaces 4 cuando sea necesario o simplemente pegarlos en el área de descripción. Esta es otra forma de adjuntar archivos a una tarea, ya que puede insertar enlaces a documentos de Google, hojas de cálculo de Google o archivos desde cualquier otro almacenamiento en la nube.
Agregar comentarios
En la parte inferior de la ventana de las Configuraciones de la tarea, hay una sección de comentarios para comunicarse con los miembros del equipo respecto a la tarea.
Aquí puede ver todos los comentarios, cuándo y quién los ha agregado, y también agregar 1, eliminar 2 y editar 3 comentarios. También es posible usar menciones (4) escribiendo @ y el nombre del compañero de equipo.
Tenga en cuenta que si escribe un comentario sin guardarlo, permanecerá como borrador en la ventana correspondiente (tanto en las Configuraciones de tareas como en la sección "Comentarios") durante la sesión del navegador.
Editar datos en los Campos personalizados
En la ventana de configuración de tareas, también puede encontrar configuraciones que corresponden a campos personalizados en caso de que los haya creado en su proyecto.
Para obtener más detalles, consulte la sección Campos personalizados.