En GanttPRO, tiene la opción de convertir un recurso virtual en un usuario real. Esta posibilidad puede resultar particularmente útil en los siguientes escenarios:
- Cuando importa un proyecto a GanttPRO donde todos los recursos se transfieren inicialmente como virtuales.
- Durante la fase de planificación, cuando evalúa las necesidades de recursos, estima costos y esfuerzos y asigna tareas a un recurso virtual en lugar de a usuarios específicos. Estas tareas se pueden reasignar más adelante a usuarios reales.
Para agilizar el proceso de reasignación y ahorrar tiempo, GanttPRO ofrece una función de conversión de recursos.
Tenga en cuenta que esta función está disponible para usuarios con los permisos "Personas" habilitados en Derechos en el proyecto.
Además, no es posible convertir recursos virtuales cuando tiene activada la integración con Jira.
Cómo convertir recursos virtuales
Solo es posible convertir recursos dentro de un proyecto en particular, y no a nivel de cuenta.
Para convertir un recurso virtual en un usuario real:
1 Abra la pestaña Personas en un proyecto.
2 Haga clic en Recursos virtuales
3 Pase el cursor sobre un recurso virtual en particular y haga clic en Convertir en un usuario real.
En la ventana emergente, elija un usuario real 1 al que convertirá un recurso virtual. Este usuario puede ser miembro del equipo del proyecto o cualquier otro usuario de cuenta con estado "Activo", incluso si no está participando actualmente en un proyecto.
También puede marcar la casilla 2 para eliminar el recurso virtual después de la conversión. Al hacer esto eliminará el recurso virtual del proyecto actual, mientras permanecerá disponible a nivel de cuenta y en otros proyectos donde esté en uso.
Finalmente, haga clic en el botón ‘Continuar’ 3.
Después de hacer clic en 'Continuar', puede elegir si desea reasignar tareas únicamente o recalcularlas y reasignarlas. Las opciones disponibles dependen de la configuración de su proyecto.
1. Si la Estimación fija y el Calendario de recursos NO están habilitados en la configuración del proyecto, solo puede reasignar tareas del recurso virtual a uno real sin volver a calcular. Tenga en cuenta que esto puede provocar una sobrecarga o una carga insuficiente y puede requerir ajustes manuales de la carga de trabajo.
2. Si tiene habilitadas la Estimación fija y el Calendario de recursos en la configuración del proyecto, GanttPRO comparará el calendario personal del recurso y el calendario del proyecto. Si hay una superposición de más de 8 horas laborales por semana, puede:
- Reasignar las tareas sin ningún recálculo.
- Reasignar las tareas y optar por el recálculo automático de la duración de las tareas.
Si la superposición entre el horario personal del recurso y el calendario del proyecto es inferior a 8 horas laborales por semana, solo podrá reasignar tareas.
Después de hacer clic en Convertir, todas las tareas asignadas a ese recurso virtual en el proyecto determinado se reasignarán al usuario real seleccionado. Este usuario recibirá una notificación estándar de que se le ha asignado una tarea.
Esta acción queda registrada en el Historial de cambios. Por lo tanto, es posible comprobar todo posteriormente y deshacer la conversión si es necesario. Tenga en cuenta que si marca la casilla Eliminar el recurso virtual después de la conversión, no podrá restaurarlo después. Todas las tareas que se le asignen, quedarán marcadas como sin asignar.
Recalculación de la duración de tareas tras la conversión de recursos
Cuando tiene habilitadas la Estimación fija y el Calendario de recursos en la Configuración del proyecto, la duración de la tarea se calcula en función de las horas de trabajo estimadas y el calendario personal del usuario. En este caso, cuando convierte un recurso virtual en un usuario real de un proyecto, la duración de la tarea puede recalcularse en consecuencia.
Supongamos que la estimación de la tarea se fija en 5 días (40 horas) y se asigna a un recurso virtual cuyo calendario personal está fijado en una jornada laboral de 8 horas de lunes a viernes. Dado que tiene habilitadas la estimación fija y el calendario de recursos, la duración de la tarea se establecerá automáticamente en 5 días (40 horas).
Ahora, supongamos que convierte este recurso virtual en un usuario real cuyo calendario personal tiene una jornada laboral de 8 horas, pero solo trabaja de lunes a jueves cada semana. En este caso verá una notificación sobre la diferencia entre el calendario personal de recurso real y el calendario del proyecto en el proceso de conversión de recursos.
Después de la conversión, la duración de la tarea se ampliará a 6 días laborables (48 horas), ya que este usuario real no trabaja los viernes.